Privatsekretär:in in Teilzeit (m/w/d)

Unser Auftraggeber ist eine privat getragene Stiftung im Raum Düsseldorf. Im Mittelpunkt ihrer Tätigkeit stehen die langfristige Verwaltung und strukturierte Betreuung von Vermögenswerten sowie die Koordination der damit verbundenen finanziellen, rechtlichen und administrativen Angelegenheiten. Die Stiftung arbeitet hierbei mit Banken, Steuerberatern, Rechtsanwälten, Vermögensverwaltern und weiteren spezialisierten Partnern zusammen. Die Organisation ist klein, professionell und geprägt von hoher Diskretion, Verlässlichkeit und langfristiger Orientierung.


Im Auftrag dieser diskreten, langfristig orientierten Organisation suchen wir eine Persönlichkeit mit langjähriger Erfahrung als

Privatsekretär:in – in Teilzeit, am Standort Düsseldorf.

Die Position verbindet anspruchsvolle persönliche Assistenz mit der strukturierten Koordination vertraulicher finanzieller und administrativer Themen. Gesucht wird eine integre, zahlenaffine Persönlichkeit, die komplexe Vorgänge sicher aufbereitet, Gespräche mit Banken, Vertreterinnen und Vertreter der eigenen Stiftung sowie externen Ansprechpartnern vorbereitet und im persönlichen Umfeld zuverlässig für klare Strukturen sorgt.

• Eigenständige und vorausschauende Organisation persönlicher und administrativer Angelegenheiten
• Vorbereitung und Koordination von Gesprächen mit Banken, Steuerberatern, Rechtsanwälten, Vermögensverwaltern und weiteren externen Beratern
• Strukturierte Aufbereitung vertraulicher Finanz-, Abrechnungs- und Vertragsunterlagen
• Nachhalten von Fristen, Anfragen, Entscheidungen und offenen Punkten
• Koordination ausgewählter Versicherungs-, Vermögens- und Immobilienangelegenheiten
• Organisation von Terminen, Reisen, Einladungen und besonderen Anlässen
• Diskrete Bearbeitung persönlicher Korrespondenz
• Koordination der im privaten Umfeld tätigen Mitarbeitenden und Dienstleistenden
• Abstimmung mit Haushaltshilfe, Fahrdienst, Handwerkern, Lieferanten und weiteren Ansprechpartnern
• Sicherstellung eines professionellen, reibungslosen und diskreten Ablaufs

• Mehrjährige Berufserfahrung in der Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechtsberatung, im Family Office oder in einer vergleichbaren Vertrauensposition
• Ausgeprägte Zahlenaffinität und Sicherheit im Umgang mit vertraulichen Unterlagen
• Erfahrung in der Kommunikation mit Banken und externen Beratern
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte strukturiert aufzubereiten und nachzuhalten
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eigenständige Arbeitsweise
• Absolute Diskretion, Loyalität und persönliche Integrität
• Souveränes, verbindliches und professionelles Auftreten
• Hohe persönliche Reife und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute bis sehr gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Kommunikationsmitteln

• Eine langfristig angelegte Vertrauensposition mit hoher persönlicher Verantwortung
• Eine enge Zusammenarbeit mit einer unternehmerisch geprägten Persönlichkeit
• Ein diskretes, professionelles und wertschätzendes Umfeld
• Hoher Gestaltungsspielraum und kurze Entscheidungswege
• Anstellung über eine Stiftung
• Standort Düsseldorf
• Eine attraktive, der Verantwortung entsprechende Vergütung

Sie möchten Ihre Erfahrung aus der Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechtsberatung oder einem vergleichbaren Umfeld in eine langfristige Vertrauensposition einbringen, Vermögensangelegenheiten sowie administrative Prozesse vorausschauend koordinieren und als zentrale Schnittstelle zu Banken und externen Beratern Verantwortung übernehmen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Ein aussagekräftiger Lebenslauf genügt zunächst.